1. 기획보고서 정의와 종류
기획보고서에 대한 종류는 매우 많이 있습니다. 그리고 기획보고서라는 것은 상황에 따라 달라지기에 이름붙이기 나름일 것같습니다. 기업, 공공기관 등에서는 기획보고서는 의사소통 창구이며, 모든 업무는 보고서 즉 페이퍼로 부터 시작됩니다. 구두로 말을 하는 것보다 종이 한장과 함께 가면 상대방을 조금 더 원활하게 설득할 수 있습니다.
기획보고서의 정의는 다양하게 불리지만 저는 아래와 같이 정의하고 싶습니다.
기획보고서는 제3자에게 정확한 정보를 제공하는 것
제3자에게 정확한 정보를 제공하여 제3자가 판단을 하고 결정을 할 수 있게 최대한 도와주는 것이 기획보고서가 아닐까 싶습니다.
기획보고서의 종류로는 계획보고서, 대책보고서, 현황보고서, 정책보고서, 연구보고서 등이 있습니다. 저는 일반적으로 많이 계획과 대책보고서를 가장 많이 써보았습니다. 물론 기관, 기업, 공공기관마다 다르니 본인 기업이나 직장에 맞게 잘 쓰시는 것이 중요하다고 생각합니다.
2. 기획보고서 쓰는방법
저는 기획보고서 중 계획 보고서에 대해 이야기 하고자합니다.
기획보고서 쓰는 방법도 회사나 기관마다 매우 상이합니다. 일반적으로 기관마다 요구하는 틀이 있기에 거기에 맞추어 쓰시면 됩니다. 그렇지만 기획보고서라는 것은 제3자에게 정확한 정보를 제공하는 것을 목적으로 하기 때문에 내용을 거의 비슷할 것이라고 생각합니다.
그리고 기획보고서를 받는 사람은 이 보고서에 대해 아는것이 없는 초등학생이라는 생각으로 적어야 합니다. 분명 보고서를 작성하는 사람은 이 일에 대해 잘 알고 있기에 "이정도는 알겠지?"라는 생각으로 적으시면 절대 안됩니다.
아래와 같이 기본적인 사항을 기초로 하여 써주시면 됩니다.
- 최대한 간결하게 써라
- 수요자 입장에서 알아 들을수 있도록 쉽게 써라
- 형식을 갖추어 완결성 있게 써라
(추진배경) 우선 기획보고서를 쓰기위해서는 추진배경이 있어야합니다. 추진배경은 보고서의 존재이유이기 때문에 시작의 원인을 잘 써주어야 합니다. 저는 추진배경을 생각할 경우 상황(원인, 현상)과 목적을 정확하게 이해 시키기 위해 노력합니다. 우선 상황을 통해 그 문제점에 대해 설명하고, 그 문제점을 해결하기 위한 목적을 써줍니다.
화재 예방을 예로 들어 보겠습니다. (상황) "우리 기관은 재난장치, 소화기 등 소방관련 장비가 미비하여 소방관서에서 평가하는 재난안전점수 저조" → (목적) "이에 따라, 우리 기관의 소방관련 장비를 구매 및 설치하여 우리대학 재난안전점수 확보
(현황, 문제점) 추진배경 이후 현황 또는 문제점을 면밀하게 이야기 해주어야 합니다. 추진배경에서 상황, 목적을 정확하게 설명하였다면 추진배경의 상황을 조금 더 세부적으로 작성 해줄 필요가 있습니다. 현황 또는 문제점은 이후 "개선방안 또는 세부추진계획" 과 대응하여 적어주셔야 합니다. 현황, 문제점에서는 사실적인 팩트를 근거로 하여 써주셔야 하며, 통계자료, 설문조사 자료 등을 활용하여 현황을 설명해주시면 더욱 좋습니다.
(개선방안, 세부추진계획) 현황, 문제점에서 나온 것을 대응하여 개선방안, 세부추진계획을 써주시면 됩니다. 사실 이러한 개선방안과 세부추진계획을 쓰기위해서는 기획력이라는 것이 우선시 됩니다. 글만 적는 것이아닌 명확하게 누구나 이해 할 수 있는 현황과 문제점에 대한 효과적인 대처방안이 필요하기 때문입니다.
기획력을 통한 개선방안을 도출할 수 있는 역량을 먼저 기르고 그것을 글로 표현할 수 있는 역량이 동시에 필요합니다.
3. 기획보고서 세부 사항
(의도는 맨앞으로) 글을 쓸때 자기가 쓰고자 하는 의도와 의견은 글 맨앞에 적어주시는 것이 설득력이 높아집니다.
(자료수집, 통계는 명확하게) 자료수집이나 통계자료는 무조건적 사실에 근거해야합니다. 거짓정보가 들어가는 순간 기획보고서에 대한 설득력이 낮아지기에 보고서로서 역할을 하지 못합니다.
(검토) 보고서를 작성하고 나면 검토를 자체적 또는 동료와 함께 하는 것이 좋습니다. 실현가능성, 오탈자 등을 검토하여 보고서에 대한 신빙성을 높여야 합니다.
(일관성) 보고서는 항상 일관되게 쓰셔야 합니다. 일관되지 않으면 당연히 설득력이 낮아져 보고서로서 역할을 하지 못합니다.
